ส่งใบกำกับภาษีเป็น PDF ทางอีเมล ถือเป็น e-Tax Invoice หรือยัง

ยังไม่ถือ การส่ง PDF ทางอีเมลตามปกติไม่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัลและไม่มีการนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร จึงยังเป็นเอกสารตามระบบเดิม การเข้าสู่ระบบ e-Tax Invoice ต้องยื่นคำขอและได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากรก่อน แล้วจึงออกเอกสารตามหลักเกณฑ์ของรูปแบบที่เลือก

กิจการเล็กต้องซื้อใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ไหม

ขึ้นกับรูปแบบที่เลือก ระบบ e-Tax Invoice by Email สำหรับกิจการขนาดเล็กตามเกณฑ์รายได้ที่กำหนด ใช้การประทับรับรองเวลาผ่านระบบกลาง จึงไม่ต้องมีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของตนเอง ส่วนระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt แบบเต็มต้องมีใบรับรองสำหรับลงลายมือชื่อดิจิทัล

ลูกค้าขอใบกำกับภาษีกระดาษ ยังออกได้ไหม

กิจการที่เข้าระบบ e-Tax Invoice แล้วต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่ได้รับอนุมัติ ซึ่งกำหนดวิธีจัดทำและนำส่งไว้ กรณีที่ผู้ซื้อยืนยันขอเอกสารในรูปแบบกระดาษ ควรตรวจสอบแนวปฏิบัติกับกรมสรรพากรก่อน เพราะเงื่อนไขต่างกันตามรูปแบบที่กิจการได้รับอนุมัติ

e-Tax Invoice คืออะไร ต้องทำอย่างไรถึงจะออกได้

e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือใบกำกับภาษีที่จัดทำเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ลงลายมือชื่อดิจิทัล และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด ไม่ใช่แค่การบันทึกใบกำกับภาษีเป็นไฟล์ PDF แล้วส่งอีเมล ไฟล์ที่ไม่ได้ลงลายมือชื่อดิจิทัลและไม่ได้นำส่งข้อมูล ยังถือเป็นเอกสารกระดาษที่ส่งในรูปไฟล์เท่านั้น

ปรับปรุงล่าสุด 26 สิงหาคม 2569

ต่างจากการส่ง PDF ทางอีเมลอย่างไร

ความต่างอยู่ที่สองอย่าง คือการลงลายมือชื่อดิจิทัลที่ยืนยันตัวผู้ออกและยืนยันว่าเนื้อหาไม่ถูกแก้ไขหลังลงลายมือชื่อ และการนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรตามช่องทางที่กำหนด

ไฟล์ PDF ที่พิมพ์จากโปรแกรมบัญชีแล้วแนบอีเมลไปให้ลูกค้า ไม่มีทั้งสองอย่างนี้ จึงยังเป็นเอกสารตามระบบเดิมที่บังเอิญส่งเป็นไฟล์ ไม่ได้ทำให้กิจการเข้าสู่ระบบ e-Tax Invoice

รูปแบบที่มีให้เลือก

ระบบ e-Tax Invoice by Email เป็นทางเลือกสำหรับกิจการขนาดเล็กตามเกณฑ์รายได้ที่กรมสรรพากรกำหนด วิธีนี้ผู้ประกอบการส่งไฟล์ใบกำกับภาษีไปยังอีเมลกลางของระบบเพื่อประทับรับรองเวลา แล้วระบบส่งต่อให้ผู้ซื้อ เหมาะกับกิจการที่ออกเอกสารไม่มากและไม่ต้องการลงทุนระบบ

ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt เป็นรูปแบบเต็ม ผู้ประกอบการต้องมีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์สำหรับลงลายมือชื่อดิจิทัล จัดทำเอกสารในรูปแบบข้อมูลที่กำหนด และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร โดยจะดำเนินการเองหรือผ่านผู้ให้บริการที่ได้รับความเห็นชอบก็ได้ วิธีนี้รองรับปริมาณเอกสารสูงและครอบคลุมใบเสร็จรับเงินด้วย

ทั้งสองรูปแบบต้องยื่นคำขอและได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากรก่อนเริ่มใช้งาน ไม่ใช่สิ่งที่เปิดใช้ได้เองจากในโปรแกรม

มาตรฐาน ETDA เกี่ยวข้องตรงไหน

สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDA เป็นผู้จัดทำข้อเสนอแนะมาตรฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับรูปแบบข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งกำหนดโครงสร้างข้อมูลของเอกสารเหล่านี้

พูดง่าย ๆ คือ กรมสรรพากรเป็นผู้กำกับว่าใครออกได้และต้องนำส่งอย่างไร ส่วนมาตรฐานของ ETDA เป็นตัวกำหนดว่าไฟล์ข้อมูลต้องมีหน้าตาอย่างไรเพื่อให้ระบบของแต่ละฝ่ายอ่านกันรู้เรื่อง

เมื่อผู้ให้บริการซอฟต์แวร์บอกว่ารองรับ e-Tax แบบ ETDA XML หมายถึงระบบสร้างไฟล์ข้อมูลตามโครงสร้างมาตรฐานนั้นได้ ซึ่งเป็นคนละเรื่องกับการที่กิจการของคุณได้รับอนุมัติให้อยู่ในระบบแล้วหรือยัง

ก่อนเริ่มควรเตรียมอะไร

ตรวจสอบว่ากิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว เพราะเป็นเงื่อนไขตั้งต้นของการออกใบกำกับภาษีทุกรูปแบบ จากนั้นเลือกรูปแบบที่เหมาะกับปริมาณเอกสารและงบประมาณ แล้วจึงยื่นคำขอกับกรมสรรพากร

ฝั่งระบบ ควรตรวจว่าเลขที่เอกสารเรียงต่อเนื่องไม่มีเลขข้าม ข้อมูลผู้ซื้อครบถ้วนรวมถึงเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและรหัสสาขา และมีวิธีเก็บรักษาข้อมูลตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด สิ่งเหล่านี้เป็นปัญหาที่พบตอนเริ่มใช้จริงมากกว่าตัวรูปแบบไฟล์

บน PloenMall ความสามารถ e-Tax Invoice อยู่ในแพ็กเกจ Business ขึ้นไป และเลขเอกสารของทุกประเภทถูกออกแบบให้เรียงต่อเนื่องไม่มีช่องว่างตั้งแต่แรก

คำถามที่พบบ่อย

ส่งใบกำกับภาษีเป็น PDF ทางอีเมล ถือเป็น e-Tax Invoice หรือยัง: ยังไม่ถือ การส่ง PDF ทางอีเมลตามปกติไม่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัลและไม่มีการนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร จึงยังเป็นเอกสารตามระบบเดิม การเข้าสู่ระบบ e-Tax Invoice ต้องยื่นคำขอและได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากรก่อน แล้วจึงออกเอกสารตามหลักเกณฑ์ของรูปแบบที่เลือก
กิจการเล็กต้องซื้อใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ไหม: ขึ้นกับรูปแบบที่เลือก ระบบ e-Tax Invoice by Email สำหรับกิจการขนาดเล็กตามเกณฑ์รายได้ที่กำหนด ใช้การประทับรับรองเวลาผ่านระบบกลาง จึงไม่ต้องมีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของตนเอง ส่วนระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt แบบเต็มต้องมีใบรับรองสำหรับลงลายมือชื่อดิจิทัล
ลูกค้าขอใบกำกับภาษีกระดาษ ยังออกได้ไหม: กิจการที่เข้าระบบ e-Tax Invoice แล้วต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่ได้รับอนุมัติ ซึ่งกำหนดวิธีจัดทำและนำส่งไว้ กรณีที่ผู้ซื้อยืนยันขอเอกสารในรูปแบบกระดาษ ควรตรวจสอบแนวปฏิบัติกับกรมสรรพากรก่อน เพราะเงื่อนไขต่างกันตามรูปแบบที่กิจการได้รับอนุมัติ

เนื้อหานี้เป็นคำอธิบายทั่วไปเพื่อความเข้าใจ ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีเฉพาะราย กรณีของกิจการคุณควรตรวจสอบกับกรมสรรพากรหรือผู้ทำบัญชีก่อนนำไปปฏิบัติ

อ่านต่อ

PloenMall (เพลินมอลล์) คือแพลตฟอร์มตลาดกลาง B2B ของไทย ที่รวมการค้นหาซัพพลายเออร์ ขอใบเสนอราคา (RFQ) และออกเอกสารการค้าครบชุดตั้งแต่ใบเสนอราคาถึงใบเสร็จรับเงินไว้ในธุรกรรมเดียว — เดินดูตลาดกลาง หรือ ดูแพ็กเกจและราคา