ใบเสนอราคากับใบสั่งซื้อ ต่างกันอย่างไร

ใบเสนอราคาออกโดยฝ่ายขาย หลังจากผู้ซื้อสอบถามราคาหรือส่งคำขอใบเสนอราคา (RFQ) เข้ามา เอกสารใบนี้เป็นการบอกว่า ถ้าซื้อตามจำนวนนี้ ภายในวันที่นี้ จะได้ราคานี้

ใบสั่งซื้อออกโดยฝ่ายจัดซื้อของผู้ซื้อ หลังจากพิจารณาใบเสนอราคาแล้วตัดสินใจซื้อ เอกสารใบนี้เป็นคำสั่งซื้ออย่างเป็นทางการที่ฝ่ายบัญชีของผู้ซื้อใช้ตั้งเป็นภาระผูกพัน และฝ่ายคลังใช้ตรวจรับของ

ในองค์กรที่มีระบบอนุมัติ ใบสั่งซื้อมักต้องผ่านผู้มีอำนาจอนุมัติตามวงเงินก่อนจึงส่งออกไปยังผู้ขาย ซึ่งเป็นเหตุผลที่ใบสั่งซื้อมีเลขที่เอกสารของฝั่งผู้ซื้อเอง ไม่ใช้เลขของใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาคือคำเสนอ ผู้ขายกำหนดวันยืนราคาไว้ได้ เช่น ยืนราคา 30 วัน เมื่อพ้นกำหนดแล้วผู้ขายไม่ผูกพันกับราคานั้นอีก และก่อนที่ผู้ซื้อจะตอบรับ ผู้ขายยังแก้ไขหรือถอนคำเสนอได้

เมื่อผู้ซื้อออกใบสั่งซื้อตามเงื่อนไขในใบเสนอราคาและผู้ขายตอบรับ ถือว่าเกิดข้อตกลงซื้อขายแล้ว การยกเลิกหลังจุดนี้เป็นเรื่องที่ต้องตกลงกันใหม่ ไม่ใช่สิทธิของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง

ถ้าใบสั่งซื้อระบุเงื่อนไขที่ต่างไปจากใบเสนอราคา เช่น เปลี่ยนกำหนดส่งหรือเครดิตเทอม จะถือเป็นคำเสนอใหม่ที่รอผู้ขายตอบรับ ไม่ใช่การตอบรับคำเสนอเดิม

ใบเสนอราคาควรมี เลขที่เอกสารและวันที่ ชื่อและที่อยู่ของทั้งสองฝ่าย รายการสินค้าพร้อมจำนวนและหน่วย ราคาต่อหน่วย ส่วนลด ภาษีมูลค่าเพิ่ม ยอดรวม เงื่อนไขการชำระเงิน กำหนดส่งมอบ และวันที่ยืนราคา

ใบสั่งซื้อควรมีข้อมูลชุดเดียวกัน บวกเลขที่ใบเสนอราคาที่อ้างถึง สถานที่ส่งของ และชื่อผู้อนุมัติ การอ้างเลขที่ใบเสนอราคาเป็นสิ่งที่ทำให้ตรวจสอบย้อนกลับได้ว่าราคาที่สั่งมาจากข้อเสนอฉบับไหน

ในทางปฏิบัติ ความผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดไม่ได้เกิดตอนเจรจา แต่เกิดตอนพิมพ์ใบสั่งซื้อขึ้นมาใหม่จากใบเสนอราคาที่ได้รับเป็น PDF แล้วพิมพ์จำนวนหรือราคาผิดไปหนึ่งบรรทัด ซึ่งไปโผล่เป็นปัญหาอีกทีตอนวางบิล

บน PloenMall ใบสั่งซื้อสร้างจากใบเสนอราคาที่ตอบรับแล้วโดยตรง รายการ ราคา ส่วนลด และภาษีถูกยกมาทั้งชุด ผู้ซื้อแก้ได้เฉพาะสิ่งที่ควรแก้ เช่น สถานที่ส่ง และเอกสารทั้งสองใบผูกอยู่กับเลขธุรกรรมเดียวกัน ตรวจย้อนกลับได้ตลอดสาย