ใบแจ้งหนี้กับใบกำกับภาษี ต่างกันอย่างไร

เฉพาะผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มกับกรมสรรพากรเท่านั้นที่ออกใบกำกับภาษีได้ กิจการที่มีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการเกินเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดมีหน้าที่ต้องจดทะเบียน ส่วนกิจการที่ยังไม่ถึงเกณฑ์จะเลือกจดทะเบียนก็ได้

การออกใบกำกับภาษีโดยผู้ที่ไม่มีสิทธิออกเป็นความผิดที่มีโทษตามประมวลรัษฎากร ไม่ใช่เรื่องของแบบฟอร์ม ดังนั้นกิจการที่ยังไม่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกเอกสารในชื่อ ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบเสร็จรับเงิน เท่านั้น

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีคำว่า ใบกำกับภาษี ปรากฏชัดเจน ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ เลขที่และเล่มที่ของเอกสาร วันเดือนปีที่ออก ชื่อชนิดประเภทปริมาณและมูลค่าของสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่แยกออกจากราคาสินค้าอย่างชัดแจ้ง

กรณีผู้ซื้อเป็นนิติบุคคลที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อและระบุว่าเป็นสำนักงานใหญ่หรือสาขาที่เท่าใดด้วย เอกสารที่ขาดข้อมูลเหล่านี้อาจถูกปฏิเสธไม่ให้ใช้เป็นภาษีซื้อ

เลขที่ใบกำกับภาษีต้องเรียงต่อเนื่อง การมีเลขข้ามโดยไม่มีคำอธิบายเป็นสิ่งที่ถูกตั้งคำถามเมื่อมีการตรวจสอบ ระบบที่ออกเลขให้อัตโนมัติแบบไม่มีช่องว่างจึงช่วยลดความเสี่ยงตรงนี้

ใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานว่าผู้ขายได้รับเงินแล้ว ต่างจากใบแจ้งหนี้ซึ่งเป็นการเรียกเก็บ และต่างจากใบกำกับภาษีซึ่งเป็นเอกสารทางภาษี ลำดับปกติของการค้าส่งคือ ออกใบแจ้งหนี้เพื่อวางบิล ออกใบกำกับภาษีตามจุดที่กฎหมายกำหนด แล้วออกใบเสร็จรับเงินเมื่อได้รับชำระ

ในทางปฏิบัติผู้ขายจำนวนมากออกเป็นเอกสารรวม เช่น ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ในฉบับเดียวเมื่อรับเงินสด ซึ่งทำได้ตราบใดที่เอกสารนั้นมีรายการครบตามที่กำหนดสำหรับใบกำกับภาษี

ใบวางบิลเป็นชื่อที่ใช้เรียกเอกสารสรุปยอดที่นำไปวางกับฝ่ายบัญชีของผู้ซื้อตามรอบวางบิล มักแนบไปพร้อมใบแจ้งหนี้และใบส่งของ ไม่ใช่เอกสารทางภาษีในตัวเอง

โดยหลัก ผู้ประกอบการต้องออกใบกำกับภาษีทันทีที่ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น ซึ่งสำหรับการขายสินค้าคือเมื่อส่งมอบสินค้า และสำหรับการให้บริการคือเมื่อได้รับชำระราคา เว้นแต่กรณีที่กฎหมายกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น

นี่คือเหตุผลที่ระบบไม่ควรบล็อกการออกใบกำกับภาษีเมื่อผู้ใช้ใช้งานเกินโควตาของแพ็กเกจ เพราะการออกเอกสารนั้นเป็นหน้าที่ตามกฎหมายของผู้ขาย ไม่ใช่ฟีเจอร์ที่ปิดได้