โปรแกรมออกใบกำกับภาษีฟรี ใช้ได้จริงไหม ต้องดูอะไรบ้าง

ใบกำกับภาษีต้องมีคำว่า "ใบกำกับภาษี" ชัดเจน ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ เลขที่และเล่มที่ (ถ้ามี) วันที่ออก รายการสินค้า จำนวน ราคาต่อหน่วย มูลค่าก่อนภาษี จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่แยกออกมา และยอดรวม ขาดข้อใดข้อหนึ่งผู้ซื้อใช้ขอคืนภาษีซื้อไม่ได้

กรณีผู้ซื้อเป็นนิติบุคคลต้องระบุสำนักงานใหญ่หรือสาขาที่ ตามที่ประกาศอธิบดีกำหนด และถ้าผู้ซื้อแจ้งว่าต้องการใบกำกับภาษีเต็มรูป โปรแกรมต้องรองรับการพิมพ์ข้อมูลผู้ซื้อครบทั้งหมด ไม่ใช่ออกได้แต่แบบย่อ

กรมสรรพากรตรวจเลขที่ใบกำกับภาษีเป็นชุด ถ้ามีเลขข้าม เช่น ออก 0041 แล้วไปต่อที่ 0043 ผู้ตรวจจะถามว่า 0042 อยู่ไหนและถูกยกเลิกด้วยเหตุผลอะไร โปรแกรมที่ให้ลบเอกสารทิ้งได้จึงเป็นความเสี่ยงมากกว่าความสะดวก

วิธีที่ถูกคือยกเลิกโดยเอกสารยังอยู่ในระบบพร้อมเหตุผล และออกใบใหม่ด้วยเลขถัดไป หรือใช้ใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้อ้างอิงเลขเดิมกรณีแก้มูลค่า

แม่แบบ Excel หรือ Word ที่กรอกเลขเองไม่มีกลไกนี้ เมื่อมีคนออกเอกสารมากกว่าหนึ่งคนหรือออกจากหลายเครื่อง เลขซ้ำและเลขข้ามเกิดขึ้นได้เสมอ นี่คือเหตุผลหลักที่ควรใช้โปรแกรมแม้จะออกเดือนละไม่กี่ใบ

ธุรกรรมค้าส่งหนึ่งรายการมีเอกสารหลายใบ ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบส่งสินค้า ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงิน ถ้าแต่ละใบต้องกรอกรายการสินค้าใหม่ โอกาสที่ตัวเลขไม่ตรงกันระหว่างใบมีสูง และความไม่ตรงกันนั้นคือสิ่งที่ผู้ตรวจสอบบัญชีถามก่อนเสมอ

โปรแกรมที่ดีให้แปลงเอกสารต่อกันได้ เช่น ใบเสนอราคาที่ผู้ซื้อตอบรับกลายเป็นใบสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อกลายเป็นใบแจ้งหนี้ โดยรายการและมูลค่าถูกยกมาโดยอัตโนมัติและทุกใบอ้างอิงเลขธุรกรรมเดียวกัน

โปรแกรมออกเอกสารแบบฟรีส่วนใหญ่จำกัดที่จำนวนใบต่อเดือน จำนวนผู้ใช้ และไม่รวม e-Tax Invoice ตามรูปแบบ ETDA ซึ่งต้องมีการลงลายมือชื่อดิจิทัลและส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร ข้อจำกัดเหล่านี้ไม่ได้ทำให้เอกสารที่ออกได้ถูกต้องน้อยลง แค่จำกัดปริมาณ

บน PloenMall แพ็กเกจ Seller Free ออกเอกสารขายได้ 10 ใบต่อเดือนโดยไม่มีค่าใช้จ่ายและไม่มีวันหมดอายุ เอกสารทุกใบมีเลขที่เรียงต่อเนื่องและแปลงต่อกันได้ทั้งสาย ถ้าเดือนไหนออกเกิน คิดใบละ 15 บาท ส่วน e-Tax Invoice อยู่ในแพ็กเกจ Business หรือซื้อเสริมได้ตั้งแต่แพ็กเกจ Pro

จุดที่ควรขยับไปแพ็กเกจที่จ่ายเงินคือเมื่อค่าส่วนเกินต่อเดือนเริ่มใกล้ค่าแพ็กเกจ หรือเมื่อต้องการให้พนักงานมากกว่า 3 คนออกเอกสารได้ ไม่ใช่ตั้งแต่วันแรก